קליטת עובד חדש לפנסיה: מועדים, קרן ברירת מחדל ועלות

קולטים עובד חדש? חובת הפנסיה מתחילה מוקדם יותר ממה שרוב בעלי העסקים חושבים. עובד שכבר מבוטח בביטוח פנסיוני פעיל זכאי להפרשות מהיום הראשון, והתשלום הראשון שלכם מגיע אחרי 3 חודשי עבודה, רטרואקטיבית. עובד בלי ביטוח פנסיוני קודם זכאי להפרשות אחרי 6 חודשים. אם העובד לא בחר קרן, אתם חייבים לצרף אותו לקרן ברירת מחדל, ומאז יוני 2025 יש בזה כלל חדש. במדריך הזה תמצאו את המועדים, את השיעורים, את העלות לעסק ורשימת פעולות לשבוע הראשון.

מי זכאי לפנסיה ומתי מתחילה החובה

לפי צו ההרחבה לביטוח פנסיוני מקיף במשק, כל עובד שכיר מגיל 21 וכל עובדת שכירה מגיל 20 זכאים להפרשות לביטוח פנסיוני. העובד לא יכול לוותר על הזכות הזו, גם אם הוא מבקש זאת בעצמו (כל זכות: חובת ביטוח פנסיוני לעובדים).

מתי החובה מתחילה תלוי בשאלה אחת: האם העובד מבוטח בביטוח פנסיוני פעיל ביום שהוא מתחיל לעבוד אצלכם.

עובד עם ביטוח פנסיוני פעיל: זכאי להפרשות מהיום הראשון. את הכסף מעבירים בפועל אחרי השלמת 3 חודשי עבודה או בתום שנת המס, המוקדם מביניהם, והתשלום כולל את כל החודשים מתחילת העבודה.

עובד בלי ביטוח פנסיוני קודם: זכאי להפרשות רק אחרי 6 חודשים מתחילת העבודה. על 6 החודשים הראשונים לא מפרישים.

דוגמה: עובד התחיל לעבוד ב-1 במרץ 2026. אם יש לו קרן פעילה, התשלום הראשון יועבר ביוני ויכלול את מרץ, אפריל ומאי. אם אין לו ביטוח קודם, הזכאות מתחילה ב-1 בספטמבר 2026 והכסף יועבר באוקטובר.

שימו לב: בחלק מהענפים יש צו הרחבה או הסכם קיבוצי שמקדים את הזכאות. למשל, בענף התעשייה עובד זכאי להפרשות מהיום הראשון גם בלי ביטוח קודם. בדקו מה חל על הענף שלכם.

עוד שני מקרים שכדאי להכיר. עובד שמועסק אצל יותר ממעסיק אחד זכאי להפרשות בכל אחד ממקומות העבודה, גם אצלכם. ועובד צעיר שהתחיל לעבוד לפני גיל הזכאות: התקופה שעבד לפני שמלאו לו 21 (או 20 לעובדת) נספרת בתוך 6 חודשי ההמתנה. למשל, עובד שהתחיל 7 חודשים לפני יום ההולדת ה-21 זכאי להפרשות מיד כשהוא מגיע לגיל 21.

הצעד הראשון: לברר ולתעד

בית הדין הארצי לעבודה קבע שעל המעסיק לברר עם עובד חדש, בעל פה או בכתב, אם יש לו הסדר פנסיוני קודם, ולתעד את התשובה. זה לא עניין טכני. אם לא שאלתם ולא תיעדתם, יהיה לכם קשה להראות מאיזה מועד הייתם חייבים להפריש.

הדרך הפשוטה: בקשו מהעובד את הדוח הרבעוני האחרון מהקרן שלו, או אישור מהחברה המנהלת על ביטוח פנסיוני פעיל, ושמרו עותק בתיק העובד.

העובד בוחר קרן, או שאתם מצרפים לקרן ברירת מחדל

הבחירה היא של העובד: סוג המוצר (קרן פנסיה, ביטוח מנהלים או קופת גמל) והגוף שינהל את הכסף. אסור לכם להתנות את ההפקדה בקופה מסוימת או לחייב אותו לעבוד עם סוכן מטעמכם. התפקיד שלכם הוא לחתום על טופסי ההצטרפות שהעובד ממלא, כדי לאשר את פרטי ההעסקה שלו. אסור גם לגבות מהעובד "דמי פתיחת תיק" או כל תשלום אחר על הטיפול בפנסיה שלו.

אם העובד לא הודיע לכם באיזה גוף הוא בוחר, אתם חייבים לבטח אותו באחת מ"הקרנות הנבחרות" שקבעה רשות שוק ההון, ביטוח וחיסכון. לתקופה שבין 1.11.2021 ל-31.10.2028 אלה קרנות הפנסיה של אלטשולר שחם, מיטב, אינפיניטי ומור. דמי הניהול המרביים בהן הם 0.22% מהצבירה ו-1% מההפקדות, קבועים ל-10 שנים, וההצטרפות נעשית בלי שאלון רפואי (רשות שוק ההון: מיהן הקרנות הנבחרות). לחלופין, מעסיק יכול לקבוע קרן ברירת מחדל אחרת, אבל רק בהליך תחרותי ולפי הכללים של הרשות.

מה השתנה ביוני 2025

עד מאי 2025 כל מעסיק יכול היה לצרף עובד שלא בחר לכל אחת מארבע הקרנות הנבחרות. מיוני 2025 הכלל תלוי בגודל העסק (כל זכות: קרנות פנסיה נבחרות):

• 50 עובדים ומעלה: הקרן נקבעת לפי ספרת הביקורת במספר הזהות של העובד, ולא לפי שיקול דעתכם.
• פחות מ-50 עובדים: אפשר להמשיך לבחור אחת מהקרנות הנבחרות לפי שיקול דעתכם, בתנאי שתמסרו לקרן תצהיר, חתום מול עורך דין, שאתם מעסיקים פחות מ-50 עובדים.

לעסק קטן המשמעות פשוטה: אם אתם רוצים לרכז בקרן אחת את כל העובדים שלא בחרו, הכינו את התצהיר מראש ולא ביום שהעובד מתחיל.

כמה מפרישים ומאיזה שכר

שיעורי ההפרשה המינימליים לפי צו ההרחבה, מאז משכורת ינואר 2017:

• עובד: 6%, מנוכה מהשכר.
• מעסיק, תגמולים: 6.5%.
• מעסיק, פיצויים: 6%.
• סך הכול: 18.5%, מתוכם 12.5% על חשבונכם.

מפרישים משכר היסוד ברוטו ומתוספות קבועות, בלי שעות נוספות, עד גובה השכר הממוצע במשק (13,769 ₪ נכון ל-2026), אלא אם הסכמתם עם העובד על בסיס גבוה יותר. בענפים עם הסדר מיטיב השיעורים יכולים להיות גבוהים יותר.

מועד ההפקדה וכמה זה עולה לעסק

אחרי שהחובה התחילה, את הכסף מעבירים כל חודש תוך 7 ימי עסקים מיום תשלום המשכורת, או תוך 15 ימים מתום החודש שעבורו משלמים, המוקדם מביניהם. איחור אחרי ה-15 לחודש עלול לחייב ריבית פיגורים לקרן. איחור ארוך יותר עלול להיחשב הלנת שכר, ואם ניכיתם מהעובד את חלקו ולא העברתם אותו, גם עבירה פלילית. יחד עם הכסף מעבירים דיווח מקוון עם פרטי ההפקדה, וזה בדיוק התפקיד של הממשק האחיד.

דוגמה לעלות: לעובד ששכר היסוד שלו 10,000 ₪, ההפרשה החודשית שלכם היא 1,250 ₪ (650 ₪ תגמולים ו-600 ₪ פיצויים), ועוד 600 ₪ שמנוכים משכר העובד ומועברים יחד איתה. אצל עובד עם ביטוח קודם, התשלום הראשון אחרי 3 חודשים כולל שלושה חודשים בבת אחת, כלומר 3,750 ₪ מצדכם. כדאי לתכנן את התזרים בהתאם.

לזה מתווסף זמן העבודה: הצטרפות לקרן, דיווח חודשי ובדיקה שהכסף נקלט. בעסק בלי איש משאבי אנוש, זה בדרך כלל הזמן של בעל העסק או של רואה החשבון.

רשימת פעולות לעובד חדש

1. ביום הראשון: שאלו את העובד אם יש לו ביטוח פנסיוני פעיל, בקשו אסמכתא ותעדו את התשובה.
2. קבעו את מועד תחילת החובה: היום הראשון לעבודה (עם ביטוח קודם) או תום 6 חודשים (בלי). בדקו אם צו הרחבה ענפי מקדים אותו.
3. קבלו מהעובד את בחירת הקרן וחתמו על טופסי ההצטרפות. לא בחר? צרפו אותו לקרן נבחרת, ואם אתם מעסיקים פחות מ-50 עובדים, מסרו את התצהיר.
4. סמנו ביומן את מועד התשלום הראשון, כולל ההפרשה הרטרואקטיבית.
5. מכאן ואילך: העבירו כסף ודיווח כל חודש בזמן, ובדקו שהקרן קלטה את ההפקדה.

טעויות נפוצות בעסק קטן

• לחכות 6 חודשים עם כל עובד: עובד עם קרן פעילה זכאי מהיום הראשון. ההמתנה חלה רק על מי שאין לו ביטוח פנסיוני.
• לשכוח את התשלום הרטרואקטיבי: אחרי 3 חודשי עבודה מעבירים את כל החודשים שהצטברו, לא רק את החודש האחרון.
• לבחור קרן בשביל העובד בלי לשאול: מותר רק כשהעובד לא בחר, ורק מתוך הקרנות הנבחרות או קרן שנבחרה בהליך תחרותי.
• להפריש מבסיס שכר שגוי: למשל לכלול רכיבים לא קבועים, או להשמיט תוספת קבועה.
• לא לבדוק מראש את רכיב הפיצויים: לפני שהעובד מתחיל, כדאי לקרוא את המדריך שלנו על סעיף 14 לחוק פיצויי פיטורים.

בשורה התחתונה

קליטת עובד חדש לפנסיה מסתכמת בשלוש שאלות ושני מועדים: האם יש לעובד ביטוח פעיל, מי בוחר את הקרן ואיזו קרן, ומתי מגיע התשלום הראשון והתשלום החודשי. מי שמסדר את זה בשבוע הראשון חוסך ריבית פיגורים, תביעות וזמן.

אם אתם מעדיפים שמישהו אחר יעקוב אחרי המועדים, ידווח ויבדוק שההפקדות נקלטו, אפשר להכיר את שירותי תפעול פנסיוני שלנו, לבדוק מה כלול בכל חבילה או לדבר איתנו.

המידע במאמר זה כללי ואינו מהווה ייעוץ משפטי או פנסיוני. תפעול ישיר מספקת שירותי תפעול בלבד.